Was tun, wenn der Chef* ausfällt?
*oder die Chefin

24.000 KMU`s stehen jährlich ohne Chef da – wegen Unfall, Krankheit oder Tod.

Mehrfach atmeten die Teilnehmer tief durch. Denn die beiden Referenten, der Rechtsanwalt und Betriebswirt Klaus Angerer sowie der Wirtschaftswissenschaftler Michael Wuermeling, fokussierten das vielfach tabuisierte Thema auf brisante Aspekte - und so mancher im Raum kam schnell zum Nachdenken.

Sie schilderten die Ist-Situation, sie erläuterten eindrucksvoll die zahlreichen möglichen Szenarien und sie gaben konkrete Anregungen, was zu tun ist.

Die drei wesentlichen Szenarien – kurzfristiger oder langfristiger Ausfall bzw. das Ableben des Unternehmers – führen zu Konsequenzen für den Betrieb genauso wie für den privaten Bereich.

Ein alltägliches Beispiel zeigt, wie ein „normaler“ Unfall die Existenz eines Maschinenbau-Betriebes fast ruiniert hätte:

- 1 Woche Skiurlaub + 5 Wochen Klinik und Reha
- Räder stehen still / Termine platzen
- Verzögerte Auslieferungen mit Qualitätseinbußen
- keine neu zu kalkulierenden Angebote
- Umsatzeinbruch, Liquiditätsengpässe
die ohnehin schon knappe Liquidität führte beinahe zum Genickbruch des Unternehmens.

Mit Unfall- und Tagegeld-Versicherungen kann man die persönliche wirtschaftliche Situation entschärfen. Aber ohne Kontenvollmachten und ohne ein innerbetriebliches Informationssystem kommt der Betrieb schnell zum Stillstand.

Deshalb sollte jeder Chef unbedingt einen Stellvertreter aufbauen. A und O ist ein innerbetriebliches Informations-System, auf das auch der Stellvertreter zurückgreifen kann:

Kunden- und Lieferantendatei – Stundenkontrollzettel – Kalkulationsvorgaben – Aufgaben und Verantwortlichkeiten dokumentieren – Planzahlen mit mtl. Soll/Ist-Vergleich (Basis für Unternehmens-Steuerung) – Stellvertretungsregelung.

Ganz nebenbei ist ein derartiges Instrument gleichzeitig für das Rating einer Bank ein wesentlicher Aspekt für eine bessere Bewertung. Das neue Rating bestraft nämlich unklare Verhältnisse, unternehmerischen Blindflug und unsystematisches Handeln, was gerade beim Ausfall des Chefs schnell zu Tage tritt.

Sollte noch kein Stellvertreter definiert sein, empfiehlt sich ein behutsamer Aufbau einer Einzelperson oder besser einer mittleren Führungsebene. Ein Hinweis für eine einfache praktische Umsetzung: Notieren Sie ca. zwei Wochen lang alle Vorgänge und Entscheidungen. Bilden Sie artverwandte Tätigkeitsblöcke und ordnen Sie diese einzelnen Mitarbeitern zu.

Im Notfall können Sie einen Firmenbeirat bilden oder auch eine Unternehmens-Kooperation eingehen.

Da der Ausfall des Chefs sowohl betriebliche wie private Konsequenzen hat, sollte man möglichst umgehend einen „Notfall-Ordner“ anlegen, in dem alle wesentlichen Informationen systematisch aufgelistet sind. Dieser sollte auch regelmäßig aktualisiert werden. Der Chef selbst und die Angehörigen wissen dann im Falle eines Falles sicher und schnell, was, wann, wo und von wem zu tun ist. Überraschungen sind dann weitgehend ausgeschlossen.

Inhalte: Persönliche Daten – Konten/Sparverträge – Vermögensübersicht – Renten/Pensionen – Versicherungen – Verträge/Abonnements.

Zur Vorsorge gehört besonders auch ein zukunftssicherer Vermögensaufbau. Sowohl im Privat- wie im betrieblichen Bereich gibt es zahlreiche Daten. Leider oft chaotisch gesammelt. Erster Schritt wäre eine professionelle, EDV gestützte Erfassung des Status Quo – quasi eine Inventur aller Vermögenswerte und der aktuellen Liquidität. Daraus ergibt sich automatisch eine Auswertung, die auch permanent fortgeschrieben wird. Ein eventuell notwendiger Maßnahmen-Katalog lässt sich aus einer solchen Auswertung leicht ableiten. Die effiziente Umsetzung sowie eine regelmäßige Anpassung führt zu einem wertsteigernden Finanzplan.

Der Referent erläuterte im Detail, wie eine derartige „Analytische Finanzplanung“ aussieht und wie sie den Unternehmer, seine Mitarbeiter und seine Angehörigen ruhig schlafen lässt, wenn er denn mal kurz oder langfristig ausfallen sollte.

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