Mit Büroorganisation zum effizienten Arbeitsplatz!

Die Referentin Lydia Morawietz schockte gleich zu Beginn des Abends mit einigen Zahlen:

Das Fraunhofer-Institut veröffentlichte in einer Studie, dass Büromitarbeiter 32 Prozent ihrer Arbeitszeit verschwenden - das sind etwa 70 Arbeitstage pro Jahr. 70 unproduktive Tage pro Jahr - die Sie sich kaum jemand wirklich leisten kann.

Die Frage lautet also: Wie bringe ich mehr Effizienz in meinen Büroalltag?
Die Antwort:

• Arbeitsplatz optimieren.
  
• Büroorganisation standardisieren.
  
• Arbeitsprozesse vereinfachen.

Wir listen hier die wesentlichen Stichworte auf, die die Referentin in ihrem Vortrag mit Leben erfüllte und so ihre Zuhörer zum Mitdenken anregte. Die zahlreichen Zwischenfragen belebten den Abend wesentlich.

1. Arbeitsplatz optimieren

• Es ist eine alte Weisheit, dass "Leertischler" wirksamer arbeiten als "Volltischler".
  
• Starten Sie am und Schreibtisch, bekämpfen Sie das Chaos in Ihrer unmittelbaren Nähe wie z.B. in der Schreibtischschublade oder im Rollcontainer.
  
• Lagern Sie die "alte" Unterlagen in Kartons zwischen.
  
• Wichtig: Schreiben Sie ein Inhaltsverzeichnis der Unterlagen, die sich in dem Karton befinden.
  
• Gewinnen Sie mehr Platz im direkten Arbeitsumfeld.
  
• Nicht benötigte Ordner nach drei Monaten ins Archiv geben.
  
• Vermeiden Sie Ablagen aus Gewohnheit.
  
• Gewöhnen Sie sich daran, die Ordnung an Ihrem Schreibtisch wieder herzustellen, bevor Sie nach Hause gehen

2. Büroorganisation standardisieren

• Machen Schluss mit der Zettelwirtschaft
  
• Trennen Sie sich von Ihrer Schreibunterlage. Verwenden Sie für Notizen generell einen DIN-A4-Block.
  
• Finden Sie den richtigen Platz für übrig gebliebene Unterlagen und Büro-Utensilien.
  
• Mehr Übersicht durch sofortiges Beschriften von Sichthüllen und Ordnern.

• Der Posteingangskorb ist grundsätzlich Schnittstelle für alle Informationen, die man Ihnen geben möchte.
  
• Bitte nur 1 Ablageschale / 1 Lesestapel auf dem Schreibtisch
  
• Nehmen Sie als Wiedervorlagesystem eine Monatsmappe
  - Sie vergessen keine Terminsachen mehr.
  - Sie nehmen nur die Dokumente und Aufgaben in Ihr Blickfeld, die Sie heute brauchen.
  - Ihre Vertretung findet sich schnell zurecht.
  
• Bearbeiten E-Mails nicht ständig, sondern nur ein zweimal am Tag.
  
• Wenn die Beantwortung einer E-Mail weniger als fünf Minuten in Anspruch nimmt, dann antworten Sie sofort.
  
• Nutzen Sie die Autosignatur nicht nur für Ihre Kontaktdaten. Bieten Sie auch aktuelle Infos an.
  
• Schreiben Sie Mails grundsätzlich nur mit einem Thema.
  
• Sie sind außer Haus, dann schalten Sie die Abwesenheitsfunktion ein.
  
• Behandeln Sie Ihren elektronischen Posteingang so wie Ihr Posteingangskörbchen.
  
• Einheitliche Ablagestruktur sowohl im Computer als auch in Papierform.
  
• Vermeiden Sie Doppelablage.
  
• Dateipfad gehört auf die Dokumente.
  
• Arbeiten Sie mit Checklisten und Formularen.

3. Arbeitsprozesse vereinfachen

• Bestellen Sie Büromaterial rechtzeitig nach.
  
• Verwenden Sie Adressaufkleber für häufige Post.
  
• Führen Sie Besprechungen effizienter durch.
  
• Missbrauchen Sie das Telefon nicht als Zeitfresser
  
• Setzen Sie sich Prioritäten. Legen Sie fest, was fällt unter Priorität A, B, C oder D
  
• A-Aufgaben - wichtige Projekte mit festen Terminen
  
• B-Aufgaben - wichtige Aufgaben, deren Erledigung Zeit hat.
  
• C-Aufgaben - Routinetätigkeiten: Anrufe, Post, E-Mail.
  
• D-Aufgaben - unwichtige Dinge, Mut zum Risiko, nutzen Sie den Papierkorb
  
• Grundregel: verplanen Sie nur 60 % Ihrer Zeit
  
• Unvorhergesehene Ereignisse: Zeitfresser 20 %
  
• Spontane Aktivitäten einplanen: soziale, kommunikative 20 %
  
• Ziel: Planen Sie max. 5 Std. bei 8 Arbeitsstunden

Büroorganisation ist nicht alles, aber Sie sparen eine Menge kostbare Zeit.

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